Z dniem 8 września 2016r. w życie weszły nowe przepisy stanowiące o sposobie zawieraniu umów. Co te zmiany oznaczają dla polskich przedsiębiorców? Dowiedz się, dlaczego jest to najlepszy moment, aby wprowadzić w swojej firmie elektroniczny obieg dokumentów.
Nowelizacja Kodeksu cywilnego oraz Kodeksu postępowania cywilnego dostosowuje prawo do realiów panujących w naszym kraju już od dłuższego czasu. Chociaż zmiana przepisów została uchwalona 10 lipca 2015 r. to jednak dopiero teraz wchodzi ona w życie. Dotychczas przepisy przewidywały tylko jedną, pisemną formę zwierania umów. Od teraz oprócz niej istnieje także forma dokumentowa oraz forma elektroniczna.
Ułatwienia dla przedsiębiorców
Najważniejszą zmianą jest nadanie takiej samej mocy prawnej umowom zawieranym m.in. poprzez e-mail oraz sms. Dla większości firm oznacza to spore ułatwienia, które przełożą się na większe oszczędności czasu i pieniędzy. Po zmianie prawnej żadna ze stron nie jest już zobowiązana, aby własnoręcznie podpisać papierową wersję zawieranej umowy. Zgodnie z nowym art. 78, który pojawił się w Kodeksie cywilnym wymogiem dla zachowania ważności czynności prawnej w formie elektronicznej jest zawarcie oświadczenia woli wraz z elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Dzięki tym zmianom polskie prawo wychodzi na przeciw potrzebom wielu firm, które każdego dnia zawierają duże ilości umów ze swoimi klientami. Zmiany te dotkną w największym stopniu takie branże jak telekomunikacja, logistyka, energetyka, bankowość, czy chociażby rynek e-commerce.
Definicja dokumentu
Wraz z powyższymi zmianami nowelizacja Kodeksu cywilnego wprowadza ustawową definicję dokumentu. Od teraz zgodnie z art. 73 „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. Jest to niewątpliwie rewolucyjne dla polskiego prawa postrzeganie dokumentu jako przekazu woli człowieka bez względu na nośnik na jakim jest przechowywany.
Forma dokumentowa
Uwzględniona w nowych przepisach forma dokumentowa jest swoja definicją bardzo zbliżona do znanej formy pisemnej. Główną zmianą są mniejsze restrykcje odnośnie sposobów jej złożenia. Do dyspozycji mamy teraz m.in. e-mail, pendrive, skan, faks, zewnętrzne dyski, sms oraz nagranie audio lub wideo. Zgodnie z art. 76 wyjątkiem jest sytuacja, w której strony w zawieranej umowie zastrzegły szczególny sposób jej dokonania. W takiej sytuacji umowa zostanie uznana tylko, gdy została zawarta przy zachowaniu zastrzeżonej formy.
Forma elektroniczna
Przepisem bezpośrednio odnoszącym się do formy dokumentowej jest art. 78(1) Kodeksu cywilnego, który mówi wprost, iż w przypadku, gdy umowa zawierana jest w formie elektronicznej niezbędne jest stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego. W przypadku, gdy zdecydujemy się na ten rodzaj umowy musimy pamiętać o tym, aby oświadczenie woli zostało zachowane na nośniku w sposób umożliwiający ustalenie jego autora oraz jego powtórne odtworzenie.
Zalety i wady zmian
Oczywiście nowe przepisy nie są pozbawione wad – istnieje duże ryzyko, iż nie do końca precyzyjne przepisy doprowadzą do problematycznych sytuacji z jakimi będą musiały zmierzyć się polskie sądy w przypadku sporów odnoszących się umów zawartych w nowej formie. Sami przedsiębiorcy będą musieli także dołożyć znacznie więcej starań do sposobu przechowywania swoich danych, ponieważ znacznie łatwiej będzie teraz stać się ofiarą cyberprzestępstwa. Pomimo tego korzyści wynikające z nowelizacji przepisów powinny być widoczne dla przedsiębiorców od razu w postaci łatwiejszego prowadzenia działalności gospodarczej, a sama zmiana to krok w dobrą stronę idący wraz z duchem czasu i technologii.
E-umowy w biznesie
Nowe przepisy to doskonały moment dla polskich przedsiębiorców do tego, aby wprowadzić lub znacznie rozszerzyć zakres stosowania dokumentów elektronicznych w firmie. Obecnie dla większości firm zawarcie umowy papierowej z nowym klientem zajmuje nawet do 7 dni roboczych. Aby znacznie skrócić czas potrzebny na cały proces zawarcia umowy wystarczy wdrożyć nowoczesny system IT, który znacznie ułatwi zawieranie e-umów. W ten sposób eliminujemy także wydatki związane z administracją, wydrukiem oraz wysyłka dokumentów, dlatego koszt tego rodzaju inwestycji bardzo szybko zwraca się firmie.