Jak zwiększyć dostarczalność wiadomości maili

Jeżeli nie chcesz czytać do końca tego poradnika, a zamiast tego wolisz skorzystać z naszej pomocy to kliknij tutaj i napisz do nas. Wykonamy za Ciebie zadania, które pomogą zwiększyć dostarczalność maili wychodzących z Twojej skrzynki pocztowej.

Czym jest dostarczalność maili

Choć mogłoby wydawać się, że wysłana wiadomość email na poprawny adres zawsze trafi do odbiorcy, to jednak w praktyce może być zupełnie inaczej. To czy wiadomość faktycznie zostanie dostarczona na wskazany adres determinuje wiele czynników, o których więcej przeczytasz w dalszej części tego poradnika. Istotne jest także jednak nie tylko to, co wpływa na dostarczalność wiadomości email, ale również, dlaczego tak się dzieje.

Zapewne nie raz zdarzyło Ci się znaleźć swojej skrzynce pocztowej taki tytuł wiadomości:

Mail delivery failed: returning message to sender

O tym jaki jest powód odrzucenia wiadomości przez serwer nadawcy możesz przeczytać w jej szczegółach. Można jednak założyć, że większość z nich sprowadzać się będzie ochrona odbiorcy przed:
🛡 Wiadomościami typu spam
🛡 Wiadomościami typu phishing

W jednej i drugiej sytuacji chodzi więc oczywiści o bezpieczeństwo, ale także o ograniczenie ilości niechcianych wiadomości email w naszych skrzynkach odbiorczych. A tych wciąż przybywa pomimo nieustannej walki z podmiotami, które dopuszczają się nieetycznych działań marketingowych oraz prób ataków na właścicieli skrzynek pocztowych.

To co musisz wiedzieć na ten moment to, że nie wszystkie wiadomości dostarczane są do skrzynki odbiorcy, a część z nich może trafić także do innych folderów. Zależy to od uzyskanej przez wiadomość email 💯 punktacji podczas jej weryfikacji przez serwer odbiorcy. Dostarczalność maili jest to więc wyrażona w procentach ilość wiadomości odrzuconych lub oznaczonych jako spam przez serwer odbiorcy w stosunku do tych, które zostały wysłane ze skrzynki nadawczej.

Teraz przejdźmy więc do bardziej szczegółowego opisu tego, co wpływa na dostarczalność maili.

Co wpływa na dostarczalność maili

Czynników decydujących o tym co stanie się z wiadomością email jest bardzo wiele i tylko część z nich jest nam znana. Wynika to z tego, że każdy serwer obsługujący pocztę za pomocą protokołów POP3, IMAP i SMTP może posiadać oddzielne mechanizmy oceny przychodzącej wiadomości email.

Istnieją jednak sprawdzone sposoby, które pozwalają znacznie podnieść dostarczalność maili o czym przeczytasz w dalszej części tego poradnika. Najczęściej przyczyną odrzucenia lub też oznaczenia wiadomości jako spam przez serwer nadawcy będzie:
📩 Niska reputacja nadawcy
📩 Podejrzana treść wiadomości
📩 Obecność na czarnej liście
📩 Błędna konfiguracja serwera

I tak naprawdę skupiając się tylko na tych czterech kwestiach możesz zwiększyć dostarczalność emaili nawet do 100% niwelując całkowicie ryzyko ich odrzucenia przez serwer odbiorcy. Ma to istotny wpływ nie tylko przy kampaniach mailingowych, ale również przy codziennym korzystaniu z poczty email. Podnosząc dostarczalność maili unikniesz więc sytuacji, w której wysłana wiadomość nie trafi do odbiorcy, a także upewnisz się, że zobaczy on ją w głównym folderze swojej skrzynki pocztowej. Dostarczalność wiadomości email ma więc ogromny wpływ na otwarcie wiadomości, a w ostatecznym rozrachunku na konwersję, czyli podjęcie przez niego akcji w postaci kliknięcia w link, czy chociażby dokonania odpowiedzi.

Zanim jednak podpowiemy Ci jak zwiększyć dostarczalność maili zacznijmy jednak od tego, czego musisz unikać, aby wysłane wiadomości nie zostały oznaczone jako spam lub odrzucone przez serwer odbiorcy.

Jak nie zmniejszyć dostarczalność emaili

Aby zwiększyć dostarczalności wiadomości email musisz nie tylko wiedzieć co należy w tym kierunku zrobić, ale również czego warto unikać, aby nie zmniejszyć dostarczalność maili. Zacznijmy więc od tego jakie są najczęściej popełniane błędy przy wysyłaniu wiadomości email oraz jaki mają wpływ na dostarczanie maili do skrzynki odbiorcy.

Zapoznaj się rzetelnie z poniższą listą, a następnie zapamiętaj wszystkie z porad, które tam znajdziesz, ponieważ pomogą Ci one zwiększyć dostarczalność wiadomości email. Zaczynajmy ☺️

1. Unikaj dużych załączników

Przekroczenie limitu wagi załączników to jeden z najczęstszych powodów odrzucenia wiadomości email przez serwer odbiorcy. Chociaż ten błąd wydaje się prozaiczny, to jednak ma ogromny wpływ na dostarczalność wiadomości email, a także należy do jednych z najczęściej popełnianych przez każdego z nas.

Wynika to z faktu, iż mało kto wie, że większość skrzynek pocztowych posiada limit wagi załączników. Po jego przekroczeniu wiadomość zostanie odrzucona przez skrzynkę pocztową odbiorcy bez względu na to jaki będzie miała ona charakter. Najczęściej spotykany limit wagi załączników to 25 MB, jednak może zdarzyć się, że będzie on mniejszy lub większy w zależności od konfiguracji serwera odbiorcy.

Z tego względu warto całkowicie unikać załączników pamiętając jednocześnie o tym, że nawet najmniejsze z nich mogą negatywnie wpłynąć na dostarczalność wiadomości email. Zamiast załączników udostępnij więc w wiadomości email link do pobrania pliku najlepiej z wiarygodnego źródła.

2. Ogranicz ilość linków

Choć linki w wiadomości email są lepszym rozwiązaniem niż załączniki, to jednak musisz pamiętać o tym, że one także mają wpływ na dostarczalność maili. Postaraj się więc ograniczyć ich liczbę do minimum odsyłając swoich użytkowników przede wszystkim do domeny, z której pochodzi wiadomość.

Jeżeli z jakiegoś powodu musisz umieścić w wiadomości email zewnętrzny link to pamiętaj, aby był on prawidłowy, a domena, do której kieruje posiadała dobrą reputację. W przeciwnym razie oprogramowanie skanujące pocztę przychodzącą może w najlepszym wypadku oznaczyć wiadomość jako spam, a w najgorszym całkowicie zablokować jej dostarczanie.

Zbyt duża ilość nawet najbardziej wartościowych linków umieszczonych w jednej wiadomości email może zostać potraktowana jako treść niskiej jakości. W tym przypadku warto więc zwrócić uwagę na naturalny stosunek linków do widocznego dla użytkownika w wiadomości tekstu.

3. Nie powielaj treści

A skoro już mowa o treści to nie sposób pominąć tego jak ważna w dostarczalności emaili jest jej jakość oraz unikalność. Bardzo często, zwłaszcza w przypadku masowego mailingu, zdarza się, że do wielu odbiorców trafia wiadomość zawierająca dokładnie ten sam tekst. I jak możesz się domyślać będzie to czynnik, który negatywnie wpłynie na dostarczalność wiadomości email szczególnie w sytuacji, gdy skrzynka odbiorcy znajduje się u usługodawców takich jak Gmail, czy też Outlook.

Nawet jeżeli z początku wiadomości email trafią do głównego folderu odbiorcy to z czasem mogą jednak zostać potraktowane przez skrzynkę jako wiadomość reklamowa, czy też nawet spam. W takiej sytuacji dostarczalność emaili oraz związana z nimi konwersja drastycznie spadnie, a adres nadawcy straci część swojej reputacji.

Należy więc starać się unikać powielonych treści [z ang. duplicate content], a jeżeli nie jest możliwe stosowanie unikalnej treści to postaraj się, aby znalazły się w nim zmienne zawierające imię i nazwisko lub inne dane użytkownika.

4. Zmniejsz tempo wysylki

Nie tylko jakość, ale również ilość wysyłanych wiadomości email może negatywnie wpłynąć na ich dostarczalność. Jednym z najczęściej popełnianych błędów w przypadku masowego mailingu jest zbyt duże tempo wysyłki wiadomości email. Za bezpieczną wartość przyjmuje się maksymalnie 100 wiadomości na godzinę wysłane z jednego adresu email.

Wartość ta może jednak różnić się w zależności od usługodawcy, dlatego w przypadku masowych mailingów, czy też popularnych aplikacji warto skorzystać z usług, które oferują wyższy limit. Jeżeli jednak nie korzystasz z poczty email do wysyłki dużych kampanii marketingowych to istnieje bardzo mała szansa, że uda Ci się go przekroczyć.

Nawet jednak w takiej sytuacji warto unikać zbyt szybkiej wysyłki wiadomości email starając się ograniczyć ich ilość lub rozłożyć ten proces w czasie. Możesz także skorzystać z wielu adresów email pamiętając jednak, że w przypadku utraty reputacji efekt ten dotknie całej domeny.

5. Usuń nieistniejące adresy

W przypadku posiadania bazy adresów email warto także przed rozpoczęciem wysyłki odświeżyć listę obecnych w niej adresatów. W ten sposób unikniesz odrzucenia wiadomości email poprzez tzw. hard bounce, który ma negatywny wpływ na reputację adresu email nadawcy.

Zadanie to najlepiej wykonać ręcznie korzystając z dostępnych za darmo w internecie narzędzi do sprawdzania adresów email. Warto także realizować je na bieżąco aktualizując bazę adresów email, gdy tylko otrzymasz wiadomość zwrotną ze statusem kodu zaczynającym się od liczby 5xx.

Pominięcie nieistniejących adresów nie tylko więc zmniejszy procentową ilość niedostarczonych wiadomości email, ale również pozytywnie wpłynie na dostarczalność maili do pozostałych odbiorców znajdujących się na liście wysyłkowej.

6. Wypisz się z czarnych list

Tak jak mało osób wie, że w internecie istnieją czarne listy, na których może znaleźć się dowolny adres email [lub domena], tak jeszcze mniej osób zdaje sobie sprawę z tego, że można dokonać z nich często bezpłatnego wypisu. Zacznijmy jednak od początku, czyli czym są czarne listy oraz w jakim celu powstały.

Czarne listy to baza adresów IP, które potencjalnie mogą rozsyłać spam, phising lub w innych sposób zagrać adresatom poczty elektronicznej. Czarne listy dzielimy zarówno na te bezpłatne, jak i komercyjne, co oznacza, że każda z nich będzie miała różną jakość oraz inną metodą wypisu. Korzystanie z czarnych list zależy tylko i wyłącznie od usługodawcy, który obsługuje pocztę email, jednak najpopularniejsze z nich takie jak Spamhaus Block List [SBL], czy też Composite Blocking List [CBL] używane są przez większość z nich.

Choć co do zasady czarne listy są przydatne i potrzebne w internecie, to jednak może zdarzyć się, że obniżą one dostarczalność wiadomości email. Z tego względu warto od czasu do czasu sprawdzić za pomocą darmowych narzędzi, czy adres serwera pocztowego, z którego wysyłasz wiadomości nie znajduje się na jednej z nich i podjąć ewentualną próbę wypisu z nich.

---

Upewnij się, że nie popełniasz już więcej żadnych z powyższych najczęstszych błędów mających wpływ na dostarczalność emaili. Gdy to zrobisz przejdź do wskazówek, które znajdziesz w kolejnym rozdziale tego poradnika.

Jak zwiększyć dostarczalność maili

Poniżej znajdziesz listę rzeczy, które należy wykonać, aby zwiększyć dostarczalność maili do odbiorców. Niektóre zadania wymagają jednak większej wiedzy, dlatego jeżeli okażą się dla Ciebie zbyt trudne to napisz do nas i skorzystaj z naszej pomocy. Zaczynajmy ☺️

1. Skonfiguruj SPF

Pierwszą i najważniejszą rzeczą, którą musisz zrobić to skonfigurować SPF. To skrót od Sender Policy Framework, czyli zabezpieczenia poczty, które jednocześnie pomoże Ci zwiększyć dostarczalność wiadomości email.

Więcej o tym czym jest SPF, jak i dlaczego warto go wdrożyć przeczytasz w naszym poradniku SPF [Sender Policy Framework].

2. Skonfiguruj DKIM

Podobnie jak w poprzednim przypadku także dodanie zabezpieczenia DKIM może podnieść dostarczalność maili. DKIM to skrót od DomainKeys Identified Mail, który dodaje do wysyłanej wiadomości kryptograficzny podpis elektroniczny, a do domeny identyfikator pozwalający na jej weryfikację.

Jeżeli chcesz przeczytać więcej o zabezpieczeniu DKIM oraz dowiedzieć się jak i dlaczego warto je skonfigurować to odwiedź nasz poradnik DKIM [DomainKeys Identified Mail].

3. Skonfiguruj DMARC

Ostatnim z zabezpieczeń, które ma również istotny wpływ na dostarczalność wiadomości email jest DMARC. To nic innego jak polityka określające reguły stosowania zabezpieczeń SPF i DKIM, a jej skrót pochodzi od nazwy Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance.

Aby dowiedzieć się więcej o tym jak skonfigurować DMARC oraz jakie korzyści niesie za sobą stosowanie polityki bezpieczeństwa poczty elektronicznej przeczytaj nasz poradnik DMARC [Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance].

4. Dodaj rekord poczty MX

Rekord MX to najważniejszy z wpisów znajdujących się w strefie DNS domeny odpowiadającej za obsługę poczty email. I choć sam rekord MX nie jest konieczny do wysyłania wiadomości email, a służy jedynie odbierania poczty przychodzącej to jednak warto zadbać o jego poprawną konfigurację.

W tym celu należy w strefie DNS domeny przypisanej do serwera pocztowego dodać wspomniany wcześniej rekord MX. Upewnij się, że kieruje on na wskazaną domeną, a w jego treści znajduje się subdomena obsługująca pocztę, którą najczęściej będzie mail.

W takim przypadku treść rekordu MX powinna wyglądać następująco:

mail.siriuspro.pl

Warto także zadbać o to, aby priorytet rekordu MX był zgodny z konfiguracją serwera pocztowego. Im niższa wartość [domyślnie 10] tym wyższy priorytet znajdujące go się w strefie DNS rekordu MX. Wynika z tego, że jeden serwer pocztowy może posiadać więcej rekordów MX.

5. Powiąż serwer z adresem IP

Gdy tylko dodasz w strefie DNS rekord MX warto także dodać rekord A, który wskazywać będzie na subdomenę serwera poczty oraz adres IP, który ją obsługuje. W ten sposób zwiększysz wiarygodność nadawcy, a tym samym podniesiesz dostarczalność wysyłanych za jego pośrednictwem maili.

Poprawnie skonfigurowany rekord A zazwyczaj będzie więc wskazywać na subdomenę mail, a w jego treści znajdzie się tylko i wyłącznie adres IP w formacie takim jak poniżej:

x.x.x.x

Warto więc dodać go do strefy DNS domeny szczególnie jeżeli zamierzasz skonfigurować również reverse DNS.

6. Skonfiguruj reverse DNS

Odwrócony DNS zwany także jako rDNS to metoda uwierzytelnienia serwera poczty wychodzącej polegającej na sprawdzeniu, czy jego domena jest powiązana z danym adresem IP. Reverse DNS nie jest kluczowym wskaźnikiem w ocenie reputacji nadawcy, jednak tak jak wszystkie opisane w tym poradniku metody może pomóc w zwiększeniu dostarczalności wiadomości email do odbiorcy.

Z tego względu warto skonfigurować na serwerze poczty wychodzące rDNS. Rekord taki jak sama nazwa wskazuje musi zostać umieszczony w strefie DNS domeny, z której wysyłana jest poczta. Aby obsługa reverse DNS była prawidłowa konieczna jest konfiguracja rekordu PTR, który kierować będzie na domenę obsługującą pocztę wychodzącą.

Pamiętaj jednak, że:

Jedna domena może posiadać tylko jeden adres IP powiązany z reverse DNS.

Wartość rekordu PTR powinna zawierać adres IP pisany od końca w formacie takim jak w poniższym przykładzie:

x.x.x.x.in-addr.arpa

7. Dodaj nagłówek List-Unsubscribe

W przypadku newslettera warto także zadbać o obecność w wiadomości email nagłówka List-Unsubscribe. Chociaż jest on opcjonalny to może również zwiększyć dostarczalność maili umożliwiając odbiorcy łatwą rezygnację z niechcianym wiadomości. W ten sposób możesz uniknąć oznaczenia wiadomości jako spam, co mogłoby w przyszłości zmniejszyć dostarczalność kolejnych wiadomości email.

Nagłówek List-Unsubscribe musi znajdować się na początku sekcji <head> wiadomości email i wyglądać w następujący sposób:

List-Unsubscribe: <mailto: [email protected]?subject=odsubskrybuj>, <https://siriuspro.pl/odsubskrybuj/>

Powinien zawierać on adres email za pomocą, którego odbiorca może w łatwy sposób dokonać ręcznego wypisania się z listy subskrypcyjnej, a także link, który pozwoli na wykonanie tej samej akcji. Nagłówka List-Unsubscribe nie należy jednak mylić go z linkiem, który znajduje się najczęściej w dolnej części wiadomości pod tekstem np. Anuluj subskrybcję. Możesz jednak połączyć obie te metody podnosząc tym samym dostarczalność wiadomości email.

8. Popraw format wiadomości

Ocenie wiarygodności wiadomości email podlega nie tylko nadawca, ale również, a może i przede wszystkim treść, która się w niej znajduje. Z tego względu warto zachować zgodność wysyłanych maili z najpopularniejszym klientami pocztowymi i urządzeniami, które z nich korzystają.

W trakcie tworzenia wiadomości email możesz więc skorzystać zarówno z wersji tekstowej, jak i HTML. Jednak w drugim przypadku staraj się unikać umieszczania w niej niebezpiecznych skryptów takich jak JavaScript, iFrame, czy też aplety. Warto także zadbać o to, aby wiadomość email nie zawierała spakowanych załączników, a same grafiki w niej osadzone były jak najlżejsze oraz posiadały atrybuty alt i title.

Istotny jest również procentowy stosunek tekstu do kodu [tzw. text to code ratio]. Z tego względu warto zadbać o to, aby wiadomość nie była zbyt krótka, a ilość potrzebnego do jej wyświetlenia kodu zbyt duża. Przydatne może okazać się także skonfigurowanie wiadomości email w taki sposób, aby był ona poprawnie prezentowana także przez odbiorców, którzy nie korzystają z wiadomości HTML.

9. Zwiększ konwersję odbiorców

Nie chodzi tu jednak tylko o konwersję, ale również o to co zrobią oni z wysłaną do nich wiadomością. Musisz pamiętać bowiem, że wysłanie wiadomości to tylko pierwszy krok na drodze skutecznej komunikacji z klientem. Gdy tylko wiadomość trafi do głównego folderu skrzynki pocztowej wzrasta diametralnie szansa na to, że zostanie ona otwarta. Tak samo jednak rośnie ryzyko, że odbiorca oznaczy ją jako spam.

Nadawcy, których wiadomości są chętnie otwierane przed odbiorców mogą znacząco zyskać na reputacji, dlatego warto zadbać o to, aby ich tytuł zachęcał do takiego właśnie działania. Gdy wiadomość zostanie już otwarta to w tym momencie jej treść decyduje o tym, czy odbiorca dokona dalszej konwersji. W tym momencie może on również oznaczyć ją jako spam, co negatywnie wpłynie na dostarczalność maili, dlatego warto przekonać go do tego, aby odpowiedział na wiadomość email lub kliknął w znajdujący się w niej link.

Niezależnie od tego w jaki sposób uda Ci się poprawić konwersję swoich wiadomości email działanie to w znaczącym stopniu może podnieść dostarczalność emaili. Z tego względu należy unikać wysyłania swoim odbiorcom niechcianych oraz niskiej jakości treści od niemożliwych do zweryfikowania nadawców.

10. Zadbaj o swój adres IP

Nie tylko adres skrzynki pocztowej oraz domena internetowa mają istotny wpływ na dostarczalność emaili. Bardzo często do oceny reputacji nadawcy serwery pocztowe używają adresu IP, który jest z nim powiązany. I to właśnie on może zostać umieszczony na opisanej wcześniej czarnej liście zmniejszając tym samym dostarczalność wiadomość email.

Z tego względu warto zadbać o to, aby adres IP był przypisany tylko do jednej domeny nad którą masz pełną kontrolę. Jeżeli planujesz korzystać ze skrzynki pocztowej do wysyłki newslettera lub innego rodzaju mailingu to warto także stworzyć do tego celu oddzielny adres email, najlepiej w obrębie nowej subdomeny internetowej.

Nawet najlepsza reputacja adresu IP może zostać stosunkowo łatwo zniweczona, szczególnie jeżeli na serwerze pocztowym dojdzie do infekcji. Z drugiej strony dbałość o wszystkie wymienione wcześniej aspekty na przestrzeni czasu może poprawić ocenę adresu IP, a tym samym zwiększyć dostarczalność wiadomości email. Gdy zadbasz o swój adres IP to z czasem może on także zostać samoistnie usunięty z czarnych list, na których się znalazł.

11. Zyskaj zaufanie SpamAssassin

Pamiętając o wszystkich wskazówki, które opisaliśmy w tym poradniku nie można zapomnieć o najbardziej popularnym filtrze antyspamowym SpamAssasin stworzonym przez organizację Apache. Jest on stosowany przez większość serwerów pocztowych i jak sama nazwa wskazuje ma na celu ochronę przed spamem, ale także innymi niebezpiecznymi wiadomościami email.

W skrócie mówiąc SpamAssasin filtruje wiadomość starając się znaleźć w niej podejrzane treści, czy też zwroty, które mogą wskazywać na to, że jest ona spamem. W tym celu filtr ten wykorzystuje ocenę punktową analizując przy tym także adres i nazwę nadawcy oraz serwer, z którego pochodzi. Czułość filtru SpamAssasin może być zmieniona poprzez odpowiednią konfigurację serwera odbiorcy , a jego skala wynosi od 0 do 10.

Oznacza to, że niektóre z przewinień wiadomość email może uzyskać karne punkty, a jeżeli ich łączna ilość przekroczy określony na serwerze odbiorcy próg to zostanie ona oznaczona właśnie jako spam. Warto więc zadbać o to, aby wysyłana wiadomość email posiadała jak najniższą punktację SpamAssasin, a sprawdzić możesz to za pomocą dostępnych w internecie za darmo narzędzi.

---

I to tyle jeżeli chodzi to jak zwiększyć dostarczalność maili. Mamy nadzieję, że poradnik ten okazał się dla Ciebie przydatny i wystarczający do poprawy dostarczalności wiadomości email.

Zwiększ dostarczalność maili razem z nami

Jeżeli jednak z jakiegoś powodu lub na którymś etapie zadanie to okazało się dla Ciebie zatrudne możesz skorzystać z pomocy naszych ekspertów. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się jak zwiększyć dostarczalność emaili do swoich odbiorców. Pamiętaj tak, że pomożemy Ci również we wszystkich innych zadaniach, które wiążą się z tematem naszej specjalizacji, czyli platformą WordPress.

Do usłyszenia niebawem 🖐