Klauzule w umowach IT

Dobre praktyki obligują firmy do stosowania prawidłowych klauzul w umowach z firmami IT. Materia klauzul wymaga szczególnej uwagi, ponieważ stosując je w złej formie, można naruszyć przepisy prawa. Z drugiej strony zastosowanie odpowiedniej klauzuli przy zamówieniu  zabezpiecza interes zamawiającego.

Klauzule w umowach IT

Do czego służą klauzule?

Odpowiednie zapisy w umowie dają gwarancję bezpieczeństwa projektu oraz umożliwiają sprawną współpracę i realizację zadania pomimo zmieniających się kryteriów i rzeczywistości. Praktyka pokazuje, że ponad połowa umów przekracza zakładany budżet oraz czas realizacji – w takiej sytuacji możemy powołać się na odpowiednie zapisy w umowie, która zapewnią pomyślne i terminowe zakończenie wdrożenia lub projektu informatycznego.

Zobowiązania obydwu stron

W przygotowywanym dokumencie należy jasno określić zobowiązania zarówno zamawiającego jak i wykonawcy – pozwoli to zapobiec sytuacjom, w które jedna ze stron unika odpowiedzialności wynikającej z zawartej umowy. Stosując uporządkowaną strukturę i hierarchię pozbędziemy się problemów podczas odbioru oprogramowania lub systemów IT oraz egzekwowania późniejszej gwarancji.

Prawa autorskie i licencje

Ważny aspektem każdego przedsięwzięcia informatycznego jest uporządkowanie praw autorskich, czyli własności intelektualnej. Klauzule precyzują, która część zamówienia jest oparta o licencje Open Source, która część podlega przekazaniu praw autorskich, a która posiada licencję na czas określony oraz precyzuje ewentualne przedłużenie licencji o kolejny czas. W wyjątkowych sytuacjach stosuje się również zasadę depozytu kodu źródłowego, która precyzuje czynności np. w wypadku upadłości zleceniobiorcy.

Gwarancje i zabezpieczenia

Ministerstwo Cyfryzacji opublikowało konkretne wytyczne dotyczące ewentualnego przyznania zadośćuczynienia, czyli odszkodowania, które powinno być zagwarantowane w przypadku niewywiązania się z zapisów umowy. Klauzule powinny także jasno wskazywać realną możliwość uzyskania zabezpieczenia (np. finansowego) oraz źródło jego pochodzenia.

Zabezpieczenia odnoszą się też do wysokości kar umownych oraz kar za opóźnienia w wykonaniu umowy. Aby jednak obowiązywały one strony w treści umowy należy stosować każdorazowo odpowiednią terminologię odnoszącą się do tego zjawiska np. zwłoka lub opóźnienie.

Kto stosuje klauzule?

Klauzule opublikowane przez Ministerstwo Cyfryzacji dedykowane są przede wszystkim podmiotom publicznym i instytucjom rządowym oraz samorządowym. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by również podmioty prywatne stosowały odpowiednie zapisy, jako pewien standard przyjęty przy realizacji zamówień wdrożenia lub utrzymania z zakresu szeroko pojętej informatyki i branży IT. Stosowanie  takich wzorów umów świadczy bowiem za każdym razem o dobrym i rzetelnie przygotowanym projekcie. Nie jest natomiast przejawem negatywnego wykorzystania rygorystycznych zapisów lub niewiedzy klienta, bądź zleceniobiorcy.

Dobre praktyki w umowach IT

Wzory zapisów i klauzul pozwalają stosować jednorodne i sprawdzone praktyki w branży IT. Pomagają także uniknąć nieporozumień i komplikacji przy realizacji złożonych zadań. Dzięki nim współpraca staje się przejrzysta, jasna i bardziej korzystna dla obu stron. Zapisy zapewniają zamawiającemu solidne wykonanie zadania oraz rzetelny serwis techniczny w ramach gwarancji. Po stronie zleceniobiorcy natomiast porządkują zakres jego obowiązków, ewentualną odpowiedzialność oraz gwarantują odpowiednie wynagrodzenie za dobrze wykonany projekt.

Przykłady klauzul wraz z komentarzami przygotowanymi przez Ministerstwo Cyfryzacji:

Omawiane klauzule powstały w wyniku konsultacji z branżą IT oraz na podstawie dotychczasowych doświadczeń pracowników administracji publicznej i sektora finansów. Mając na uwadze wysokie standardy obsługi dokładamy wszelkich starań by Sirius PRO stał na straży obowiązujących norm, przepisów i zasad dobrej oraz uczciwej współpracy. Skontaktuj się z nami jeżeli potrzebujesz profesjonalnej pomocy przy przygotowaniu umów związanych z projektami lub wdrożeniami informatycznymi.

3 Odpowiedzi

  • Bardzo przyjemny wpis, który pomimo tematyki którą porusza jest przyjazny czytelnikowi. Chciałbym się odnieść do odbioru klauzuli przez osobę, która się zobowiązuje. Niestety bardzo często jest to odbiór negatywny, jakby to była próba oszustwa..

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola oznaczone zostały gwiazdką.